安徽南翔扶貧基金會(huì)檔案管理辦法

安徽南翔扶貧基金會(huì)檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為規(guī)范安徽南翔扶貧基金會(huì)（以下簡稱：基金會(huì)）檔案管理工作，特制定本辦法。

第二條 歸檔的文件材料必須按類別立卷，以年度為線索?；饡?huì)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條 項(xiàng)目部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)束后及時(shí)交行政部歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二章 檔案管理原則

第四條 全體工作人員應(yīng)樹立檔案意識(shí)，凡反映基金會(huì)工作的一切有效資料和文字記錄都屬于基金會(huì)檔案應(yīng)留存的歷史資料。

第五條 綜合管理部應(yīng)建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限。

第六條 綜合管理部要主動(dòng)跟蹤各類檔案的生成過程，主動(dòng)向有關(guān)方面和人員索要相應(yīng)資料。

第七條 綜合管理部應(yīng)保證檔案的真實(shí)、完整，及時(shí)主動(dòng)收集、整理、認(rèn)定。并按照具體工作需要，準(zhǔn)確、及時(shí)地提供檔案服務(wù)。

第三章 檔案的收集管理

第八條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。

第九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度，根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，管理好平時(shí)文檔。

第十條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)部門主管批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門歸卷。

第十一條凡基金會(huì)繕印發(fā)出的公文一律由行政部統(tǒng)一收集管理。

第十二條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

第十三條 各部門對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；

第四章 歸檔范圍

第十四條 行政檔案：

1、上級主管部門及其他單位相關(guān)往來文件；

2、基金會(huì)制定的各種文件、辦公會(huì)記錄及通知；

3、基金會(huì)名義出具的請示、報(bào)告、函復(fù)等文件；

4、專職、兼職人員的人事簡歷及相關(guān)資料；

5、基金會(huì)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

6、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、會(huì)議紀(jì)要等；

7、基金會(huì)反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；

8、基金會(huì)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

9、基金會(huì)的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第十五條 財(cái)務(wù)檔案

1、基金會(huì)日常支出財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證、帳目、審批手續(xù)及報(bào)表；

2、捐贈(zèng)收據(jù)等入帳單據(jù)；

3、預(yù)算計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要財(cái)務(wù)文檔。

第十六條 項(xiàng)目檔案

1、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目概要、在申請時(shí)提供的輔證材料；

2、項(xiàng)目協(xié)議；

3、項(xiàng)目實(shí)施過程中各階段的報(bào)告；

4、項(xiàng)目管理過程記錄，包含各階段的檢查表；

5、項(xiàng)目實(shí)施過程交流材料；

6、項(xiàng)目評估的評定意見；

7、項(xiàng)目實(shí)施過程中的文字資料如會(huì)議速記等。

8、項(xiàng)目工作資料，如：扶貧救濟(jì)資料、項(xiàng)目管理資料

9、工作流程；

10、相關(guān)印刷品。

11、其他跟據(jù)項(xiàng)目檔案資料的實(shí)際情況按照存檔原則進(jìn)行管理。

第十七條 傳播資料檔案

1、基金會(huì)各類物品制作及印刷品

2、媒體報(bào)道部門原件剪報(bào)

3、照片、影片、錄音、錄像、視頻等

4、階段性匯總歸檔材料

5、資助項(xiàng)目的傳播素材

第五章 立卷

第十八條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門配合，行政部負(fù)責(zé)組卷、編目。

第十九條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第六章 檔案的銷毀

第二十一條 對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存。

第二十二條 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)秘書長批準(zhǔn)，方能銷毀。

第七章 檔案借閱、利用工作

第二十三條 案卷一般僅供在基金會(huì)閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

第二十四條 借閱期限不得超過兩個(gè)星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十五條 借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第二十六條 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)秘書長批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離基金會(huì)辦公室。

第八章 附 則

第二十七條 各部門應(yīng)積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。

第二十八條 本辦法經(jīng)安徽南翔扶貧基金會(huì)理事會(huì)審議通過，自印發(fā)之日起執(zhí)行。?

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